Praca grupowa jest niezbędna w firmach zwłaszcza przy realizacji różnego rodzaju przedsięwzięć. Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań za pomocą poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero używając zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą skuteczniej zorganizować pracę, sprawniej przydzielać zadania a w konsekwencji wykonać założenia projektu w odpowiednim terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przeanalizować swoje potrzeby i sprawdzić , czy aplikacja zawiera moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto bierze udział w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje ściśle określone uprawnienia oraz przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom do pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa pomiędzy osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość uzyskiwania zestawień określających zaawansowanie prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności poszczególnych wykonawców. Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.